6.1 Økonomi for ikkje-økonomar

Fordelingsutvalget (forvaltningsorgan underlagt Barne- og familiedepartementet) har utarbeidd ei handbok for økonomistyring i frivillige organisasjonar. Det vert anbefala at kretsstyret skriv ut ein versjon av denne, og brukar han som oppslagsverk.

Handboka kan du laste ned her.

Teksten vidare i dette avsnittet er eit kort samandrag av denne handboka.

Ein rekneskap er eit nyttig hjelpemiddel for styring av krinsen sin aktivitet. Dei fleste krinsar har ikkje det som vert kalla rekneskapsplikt etter norsk lov, og treng ikkje sende rekneskapane sine inn til Brønnøysund slik som bedrifter skal. Men alle krinsar skal likevel føre ein rekneskap. Dette er fastsett i forbundet sine organisasjonsbestemmelsar.

Kva er eigentleg ein rekneskap?

Ein god start kan vere å tenke på ein rekneskap som ein dokumentasjon på dei økonomiske handlingane krinsen tek. Det er viktig å hugse på at ein rekneskap har fleire brukarar enn krinsstyret sjølve. Rekneskapen skal leggjast fram på krinsen sitt årsmøte, og sendast inn til forbundskontoret i samband med søknad om mva-kompensasjon med vidare.

Når ein skal sende søknad om pengestøtte, er det ofte eit krav at godkjent rekneskap er vedlegg til søknaden.

Ein rekneskap er revidert når det er kontrollert av ein utanforståande person. Denne personen må vere over 18 år, og ikkje medlem av speiderkrinsen. Ein godkjent rekneskap vil seie at den reviderte rekneskapen er vedteke på årsmøtet i krinsen. Protokoll frå årsmøte skal vere signert av to personar.

Rekneskap i frivillig samanheng består vanlegvis av to hovudpunkt: Resultat og balanse.

• Resultatet – syner inntekt, kostnad og dermed overskot/underskot av drifta.
• Balansen – syner kva krinsen eig, og korleis eigendelane er finansiert: Med gjeld eller eigenkapital. Eit anna ord for eigenkapital er ”opptent kapital” – det krinsen eig sjølv.

Her kan du laste ned eksempel på rekneskap. 

Føring av bilag

Eit bilag er dokumentasjon på ein transaksjon. Eksempel er kvittering for kjøp eller faktura. Det skal vere ein dokumentasjon for alle posteringar i rekneskapet, og alle bilag skal vere merka med bilagsnummer. Set bilaga i rett rettefølgje inn i ringperm. Mindre kvitteringar stiftast/limast på A4 ark. Bilag skal oppbevarast i 10 år.

Kva er skilnaden på kredit og debet?

Årsaka til at ein fører debet og kredit er for å sjekke at bilaget går i null, dvs i balanse. Ein kan godt seie at debet er inn på konto, og kredit ut av konto.

Ein rekneskap består av mange kontoar, ein for bankinnskot, kontingent, kjøp av utstyr. Ein har også ein konto for kvar kunde og leverandør. Dette blir kalla kundereskontro og leverandørreskontro. Dette er for å sjå kva kundar du har fått pengar frå, om pengane har kome inn på bank eller i kassaapparat, kva leverandørar du har betalt til, og kva utgiftene er brukt til.

Det kan bli mange ”kundenummer” å halde styr på i krinsen. I ferdig kjøpte rekneskapsprogram er det enkelt å administrere dette. Alternativt er forbundets medlemsregister eit godt hjelpemiddel for å skrive ut faktura til og følgje opp innbetalingar.

Eksempel:

Krinsen ser at dei styrer mot eit overskot i 2010, og ser at dei har råd til å investere i ein telthall til 15 000,- kroner. Faktura for teltet har fakturadato 15.desember 2010, men forfallsdato er 4.januar 2011.

Krinsen fører fakturaen som ein kostnad i 2010, og fører det mot leverandørreskontroen i balansen. Når faktura blir betalt 4.januar 2011, blir banktransaksjonen ført mot leverandørreskontroen.

Bilaget blir ført slik:

Faktura
Debet: 15 000,- Konto for utstyr
Kredit: 15 000,- Leverandørreskontronummer.

Bokføring av bankbilag (når pengene er overført i banken).
Debet: 15 000,- Leverandørreskontronummer
Kredit: 15 000,- Bank.

Avstemming

Avstemming av rekneskap betyr å sjekke at det som er rekneskapsført, faktisk er rett. Utan avstemming har ein ikkje god kontroll på dette. I praksis betyr dette å samanlikna det som er ført i rekneskapet med kontoutskrifter og det som er av pengar i kassa.

Ein god praksis er å kvar månad gå igjennom bankkontoutskrifta, gå igjennom post for post og krysse av det som stemmer, og til slutt sjekke at det som står på kontoutskrifta som utgåande saldo stemmer med det rekneskapet seier gruppa skal ha på konto. Er det noko som ikkje stemmer, så er det snakk kom eit avvik. Det kan bety at det manglar ein kvittering for kjøp, og då må ein jobbe for å få inn dette.

Dersom det er føretatt avsetningar i balansen, så må det sjekkast at dette er godt dokumentert.

Her kan du laste ned forslag til økonomireglement.

Her kan du laste ned forslag til refusjonsskjema.

Her kan du laste ned forslag til kven som skal disponere bankkontoen.

Gå videre til 6.2 Økonomisk årsplan